Можно ли использовать черновики?
Минфин России в письме от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35 рассмотрел интересную ситуацию. Налоговые органы истребовали у организации документы. Она представила не сами документы, а их копии, изготовленные на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету проверки (то есть на черновиках).
Как разъяснили специалисты финансового ведомства, согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ, налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы, составленные по установленным законодательством формам. В таких формах отражается только та информация, которая необходима для налогового контроля.
В то же время по правилу, закрепленному в п. 2 ст. 93 НК РФ, налогоплательщик представляет налоговикам копии документов. Однако, по мнению Минфина, это не значит, что копии можно делать на черновиках. Ведь копией является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки (п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).
Единственное, что может находиться на оборотной стороне документа, — отметки об его исполнителе (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона). Это предусмотрено пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).