О карточках образцов подписей

Одной из основных задач органов Федерального казначейства является управление расходами федерального бюджета на счетах Федерального казначейства, открытых в учреждениях Центрального банка РФ либо в уполномоченных банках. 

При казначейском исполнении бюджета ни одно бюджетное учреждение не имеет права открывать счета за пределами единого счета соответствующего бюджета. На лицевых счетах участников бюджетного процесса, открытых на едином счете соответствующего бюджета, учитываются лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования расходов, средства, полученные от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, дополнительные источники финансирования, полученные от сдачи в аренду имущества бюджетных учреждений.

Карточка образцов подписей – это один из обязательных документов, необходимый для оформления открытия лицевого счета соответствующего вида. Форма карточки образцов подписей утверждена Приложением № 2 к Инструкции о порядке открытия и ведения Федеральным казначейством и его территориальными органами лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета, утвержденной приказом Минфина России от 31.12.2002 № 142н (далее – Инструкция № 142н).

Напоминаем, что в соответствии с приказом Минфина России от 12.11.2007 № 101н Инструкция изложена в новой редакции. Новая Инструкция действует с 1 января 2008 года. Изменения, внесенные в Инструкцию, касаются и порядка оформления, заверения карточек образцов подписей.

Обратите внимание, что в новой редакции Инструкции везде указано, что карточка образцов подписей может подписываться и заверяться не только руководителем и главным бухгалтером, но и иным уполномоченным лицом.

В данной статье предложены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся оформления карточки образцов подписей.

В каком порядке заверяется карточка образцов подписей в случае дополнения в нее всего одной новой подписи?

В случае замены или дополнения подписей лиц, имеющих право первой и второй подписи, в орган Федерального казначейства представляется новая карточка. Порядок заверения карточки образцов подписей, представляемой клиентом в орган Федерального казначейства, установлен пунктом 25 Инструкции  № 142н.

Абзац второй пункта 25 Инструкции определяет случаи, когда дополнительного заверения карточки не требуется: если в карточке подписи руководителя и главного бухгалтера клиента остаются прежние. Карточка принимается по разрешительной надписи главного бухгалтера органа Федерального казначейства или его заместителя после сверки им подписей руководителя и главного бухгалтера, подписавших карточку, с образцами их подписей на заменяемой карточке.

Абзац третий пункта 25 Инструкции № 142н определяет случаи, когда карточка должна заверяться вышестоящей организацией или нотариально: при назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера клиента. При этом дополнительно представляется новая временная карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера.

Сколько экземпляров карточки образцов подписей должен представить клиент в орган Федерального казначейства?

Пунктом 20 Инструкции № 142н установлено, что карточки образцов подписей, заверенные в установленном порядке, представляются клиентами в орган Федерального казначейства в двух экземплярах. В случае нотариального заверения карточки заверяется один ее экземпляр, второй принимается по разрешительной надписи главного бухгалтера (иного уполномоченного руководителем лица) органа Федерального казначейства после сличения образцов с нотариально заверенным экземпляром карточки.

Орган Федерального казначейства может потребовать от клиента дополнительные экземпляры карточки, если это необходимо по условиям размещения структурных подразделений (пункт 24 Инструкции № 142н). Дополнительные экземпляры карточки заверяются главным бухгалтером органа Федерального казначейства или его заместителем после сличения с заверенными в установленном Инструкцией порядке экземплярами карточки. Заверение дополнительных экземпляров карточки вышестоящей организацией или в нотариальном порядке не требуется.

В каком порядке заполняется поле «Наименование клиента» карточки образцов подписей?

В этом поле указывается полное и краткое наименование клиента в соответствии с учредительными документами. Однако клиентом наряду с полным и кратким наименованием в соответствии с учредительными документами может дополнительно указываться не предусмотренное в учредительных документах его сокращенное наименование, которое будет использоваться им при оформлении платежных документов, в случаях, когда информация, подлежащая заполнению в обязательном порядке в поле «Плательщик», превышает 160 символов. (Совместное письмо Минфина России и Федерального казначейства от 21.01.2008 № 02-АЛ/124 и № 42-7.1-15/5.1-11).  

Могут ли органы Федерального казначейства отказать клиенту в приеме карточки образцов подписей в случае внесения в графу 1 «Право подписи» надписи «первой», «второй»?

Форма карточки образцов подписей установлена Приложением № 2 к Инструкции № 142н. При этом Федеральное казначейство считает возможным внесение надписей «первой», «второй» в графу 1 «Право подписи» (письмо Федерального казначейства от 12.03.2008 № 42-5.3-08/45).

В штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует должность главного бухгалтера. Уполномоченное на ведение бухгалтерского учета лицо – ведущий специалист учреждения. Необходимо ли делать дополнительную запись в карточке образцов подписей: «В штатном расписании отсутствует должность главного бухгалтера»?

Пунктом 21 Инструкции № 142н установлено, что карточка подписывается руководителем и главным бухгалтером (иными уполномоченными руководителем лицами) клиента, которому открывается лицевой счет. Если в штате нет должности главного бухгалтера или другого должностного лица, выполняющего его функции, карточка подписывается только руководителем (иным уполномоченным им лицом). В этом случае в графе «Фамилия, имя, отчество» вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, делается запись «Бухгалтерский работник в штате не предусмотрен», в соответствии с которой платежные документы считаются действительными при наличии на них одной первой подписи.

В данном случае уполномоченное на ведение бухгалтерского учета лицо существует – ведущий специалист учреждения, поэтому нет необходимости делать дополнительную запись в карточке.

В каком порядке заверяется карточка образцов подписей распорядителя средств и получателя средств, находящихся в ведении Министерства обороны России?

Пунктом 22 Инструкции № 142н установлено, что карточка распорядителя средств и получателя средств, находящихся в ведении Министерства обороны России, подписывается в общеустановленном порядке (пункт 21 Инструкции № 142н) либо только руководителем данного распорядителя или получателя средств (иным уполномоченным им лицом) и заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного им лица) вышестоящего распорядителя средств и оттиском гербовой печати вышестоящего распорядителя средств в соответствии с данными Сводного реестра. Иными словами, карточка образцов подписей может быть подписана не только с учетом особенностей для организаций Минобороны России, но и в обычном порядке.

В каком порядке заверяются карточки образцов подписей главных распорядителей средств бюджетов субъектов РФ (местных бюджетов) и финансовых органов бюджетов?

Пунктом 5.1 приказа Федерального казначейства от 22.03.2005 № 1н «Об утверждении Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов территориальными органами Федерального казначейства» (далее – Порядок) установлено, что открытие, переоформление, закрытие лицевых счетов, а также учет кассовых операций по выплатам из соответствующего бюджета на указанных лицевых счетах осуществляются в порядке, установленном для открытия и ведения лицевых счетов администраторов, главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Такой порядок утвержден Инструкцией о порядке открытия и ведения Федеральным казначейством и его территориальными органами лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета, утвержденной приказом Минфина России от 31.12.2002 № 142н.

Пунктом 5.1 Порядка также установлена особенность заверения карточки администраторам, главным распорядителям, распорядителям, иным получателям, получателям средств соответствующего бюджета. Карточка образцов подписей, представленная в орган Федерального казначейства, заверяется оттиском гербовой печати финансового органа или главного (вышестоящего) распорядителя средств соответствующего бюджета (письмо Федерального казначейства от 19.03.2008 № 42-5.3-08/56).