Можно ли перечислять деньги на командировочные расходы на карточку работника?
Безналичная форма выдачи денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту работника имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи – через кассу. Однако у некоторых бухгалтеров возникает вопрос о правомерности перечисления командировочных расходов на банковские карты физических лиц - работников учреждений, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, а также о том, пропустят ли этот платеж в Казначействе.
Федеральное казначейство в связи с поступающими вопросами по данной проблеме подготовило разъяснения в письме от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500.
Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется
Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П).
Держателями банковской карты в соответствии с Положением № 266-П могут быть как физические, так и юридические лица.
Федеральное казначейство разъясняет, что перечисление средств под отчет на командировочные расходы может производиться как на банковскую карту работника, так и на расчетные (дебетовые) карты уполномоченных лиц учреждений.
Напомним, что сейчас уже действуют Правила обеспечения наличными деньгами, утвержденные приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н, согласно которым средства на командировочные расходы работников учреждения могут перечисляться на расчетные (дебетовые) карты уполномоченных лиц учреждения.
Относительно перечисления командировочных расходов на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), необходимо отметить, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников – физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), находится в области применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».
Федеральное казначейство считает, что у ОФК нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием банковских карт («зарплатных» карт).
Бухгалтеру следует помнить и о налоговых последствиях перечисления денежных средств на карты работников учреждения. Необходимо позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на банковскую карту работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, страховых взносов и взносов в ПФР. Для этого рекомендуется:
- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
- указывать в платежном документе, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.
При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.
