Можно ли хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета? Да, можно. Статья 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Согласно статье 17 Закона № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Налоговым кодексом Российской Федерации (статья 314) предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.
Поэтому Минфин России считает, что первичные документы, а также документы бухгалтерского и налогового учета организации вправе хранить в электронном виде. Хранение документов на машинных носителях информации следует осуществлять с применением электронной цифровой подписи, которая равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе (письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).
