Организация внутреннего контроля – важный элемент учетной политики образовательного учреждения

- Положениями Налогового кодекса РФ, части 1 и 2 (с изменениями и дополнениями);

- Положениями Бюджетного кодекса РФ, Федеральный закон от 31.07.1998 № 145-ФЗ (с изменениями и дополнениями);

- Положениями Гражданского кодекса РФ, части 1 и 2 (с изменениями и дополнениями);

- Положениями Трудового кодекса РФ (с изменениями и дополнениями);

- Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

- Правилами бухгалтерского учета, стандартами и нормами, установленными Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н (с изменениями и дополнениями, далее по тексту – Инструкция № 25н).

II.             Система внутреннего контроля.

Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых и утвержденных руководством университета в качестве средств, для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организацию внутри учреждения и его силами надзор и проверку:

-           соблюдения требований законодательства;

-           точности и полноты документации бухгалтерского учета;

-           предотвращения ошибок и искажений;

-           исполнения приказов и распоряжений;

-           обеспечения сохранности имущества учреждения.

Система внутреннего контроля позволяет следить за эффективностью работы отдельных структурных подразделений, факультетов, отделов учреждения, добросовестностью выполнения работниками возложенных на них должностных обязанностей.

Среди форм внутреннего финансового контроля выделяется предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до совершения финансовых операций. Иными словами, на стадии принятия управленческих решений по формированию и утверждению бюджетов, финансовых планов, смет доходов и расходов, договоров, обязательств и других соглашений. Его целью является эффективное использование государственных средств на основе законодательных, нормативно-правовых актов, стандартов и правил. Направлен на предотвращение возможных финансовых нарушений на стадии рассмотрения и оценки обоснованности формируемых доходов и целесообразности предполагаемых расходов. Предварительный контроль в учреждении осуществляют юридический, плановый, бюджетный отделы на этапе заключения договоров, соглашений и другого.

Текущий контроль осуществляется на стадии совершения финансовых операций по формированию, распределению и использованию финансовых ресурсов. Цель – соблюдение финансовой дисциплины и предотвращение финансовых нарушений. Текущий контроль деятельности учреждения осуществляет бухгалтерская служба на основании различных документов.

Последующий контроль осуществляется по итогам совершения финансовых операций (после исполнения доходной и расходной частей бюджета, использования предприятием или подразделением денежных средств, уплаты налогов и т.д.) путем анализа и проверки финансовой и бухгалтерской документации, отчетности, определяется состояние финансовой дисциплины, выявляются нарушения, пути предупреждения и меры по их устранению.

Работа комиссии (группы) внутреннего контроля организуется по следующим направлениям проверки:

-           проверка соблюдения действующего законодательства;

-           проверка соблюдения норм учетной политики;

-           проверка соблюдения целевого использования бюджетных средств;

-           проверка правильности расчетов с поставщиками и подрядчиками по заключенным договорам, с персоналом – по оплате труда, с внебюджетными фондами – по отчислениям, с бюджетом – по налогам и сборам и т.д.;

-           проверка правильности и своевременности отражения операций в бюджетном учете;

-           проверка организации сохранности имущества и активов учреждения;

-           проверка полноты и правильности документального оформления операций;

-           проверка полноты и своевременности отражения в учете доходов и расходов по внебюджетным средствам;

-           проверка достоверности отчетности, предоставляемой руководству учреждения и внешним организациям, фондам.

Внутренний контроль в учреждении осуществляет созданная приказом постоянно действующая комиссия (группа специалистов), состоящая из работников администрации, бухгалтерии, планового, юридического отделов. В зависимости от индивидуального плана – программы проверки в состав комиссии (группы) возможно привлечение других специалистов.

Проверки проводятся согласно утвержденному приказом руководителя учреждения графику внутренних проверок на текущий год. График включает:

-           объект проверки;

-           период, за который проводится проверка;

-           срок проведения проверки;

-           ответственных исполнителей.

Перед внутренней проверкой разрабатывается индивидуальная программа проверки в соответствии с целями и задачами на основании общего плана проверок и утверждается руководителем.

III.            Права комиссии (группы) по проведению внутренних проверок.

Для обеспечения эффективности внутреннего контроля комиссии (группе) по проведению внутренних проверок предоставляются следующие права:

-      по проверке соответствия финансово-хозяйственных операций действующему законодательству;

-           по проверке правильности составления бухгалтерских документов и своевременного их отражения в учете;

-           по возможности входить в помещение проверяемого объекта, а также в помещения, используемые для хранения документов (архивы), наличных денег и ценностей (денежные хранения), компьютерной обработки данных и хранения данных на машинных носителях, с обязательным привлечением главного бухгалтера или по его поручению сотрудника проверяемого подразделения;

-           по проверке наличия денежных средств, денежных документов и бланков строгого учета в кассе учреждения и подразделений, использующих наличные расчеты с населением;

-           по проверке правильности применения ККМ, исключая из сроков, в которые такая проверка может быть проведена, период выплаты заработной платы;

-           по проверке всех без исключения учетных бухгалтерских регистров;

-           по проверке планово-сметных документов (там, где они разрабатываются);

-           по ознакомлению со всеми учредительными и распорядительными документами (приказами, распоряжениями, указаниями руководства учреждения), регулирующими финансово-хозяйственную деятельность;

-           по ознакомлению с перепиской подразделения с вышестоящими организациями, деловыми партнерами, другими юридическими, а также физическими лицами (жалобы и заявления);

-           по обследованию производственных и служебных помещений (могут преследоваться цели, не связанные напрямую с финансовым состоянием подразделения, например проверка противопожарного состояния помещений или оценка рациональности используемых технологических схем);

-           по проведению мероприятий научной организации труда (хронометраж, фотография рабочего времени, метод моментальных фотографий и т.п.) с целью оценки напряженности норм времени и норм выработки;

-           по проверке состояния и сохранности товарно-материальных ценностей у материально ответственных и подотчетных лиц;

-           по проверке состояния, наличия и эффективности использования объектов основных средств;

-           по проверке правильности оформления бухгалтерских операций, а также правильности начислений и своевременности уплаты налогов в бюджет и сборов в государственные внебюджетные фонды (в пределах компетенции внутренних аудиторов);

-           по истребованию от руководителей структурных подразделений справок, расчетов и объяснений по проверяемым фактам хозяйственной деятельности;

-           другие права, обусловленные спецификой деятельности структурного подразделения и иными факторами.

IV.            Ответственность комиссии (группы) по проведению внутренних проверок.

Работники учреждения, осуществляющие внутренние проверки, несут ответственность:

  -           за полноту и своевременность проведения проверок;

-           за обоснованность выводов по результатам проведенной проверки;

-           за обоснованность предложений по повышению эффективности производства, рационализации бюджетного учета;

-           за отчет, созданный по результатам проверки, о выявленных недостатках и нарушениях, с рекомендациями по их устранению, с включением всех вопросов, изученных в ходе проверки;

-           за своевременное информирование руководства учреждения обо всех выявленных нарушениях законодательства, нормативных актов, внутренних распоряжений, а также о мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений по устранению допущенных нарушений.

V.             Отражение результатов проверки.

На основании выводов, сделанных в результате проверки, составляется отчет. Отчет оформляется с включением всех вопросов, изученных в ходе проверки, описанием выявленных недостатков и нарушений. Отчет и выводы, составленные комиссией (группой специалистов), после проверки доводятся до руководства учреждения.

Разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений, если такие были, назначаются сроки для исправления и ответственные за их исполнение, даются рекомендации о постановке учета.

Общая программа внутренних проверок финансово-хозяйственной деятельности учреждения, включая филиалы, представительства и обособленные подразделения, наделенные правомочиями юридического лица в части в едения отдельного баланса.

1.  Проверка учредительных документов и сбор общей информации о подразделении:

-  получение общей информации о подразделении;

-  проверка учредительных и регистрационных документов, наличие и регистрация изменений в учредительных документах;

-     проверка наличия лицензий на лицензируемые виды деятельности.

2.  Проверка учетной политики:

-     полнота и правильность отражения в приказе элементов учетной политики;

-     практическое применение приказа об учетной политике;

-     проверка соблюдения графика документооборота.

3.  Проверка внутренних расчетов с учреждением:

-   проверка правильного отражения расчетов в бухгалтерском учете по бюджетной и внебюджетной деятельности;

-   проверка использования целевой финансовой помощи, если она была.

4.  Проверка соблюдения доходов и расходов согласно установленным сметам, бюджетным лимитам, проверка применения кодов БЭК, КБК и целевого использования средств:

-  исполнение сметы доходов и расходов по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности;

- проверка целевого использования бюджетных средств, анализ сметы доходов и расходов в разрезе предметных статей.

5.  Общая оценка постановки и организации бухгалтерского учета:

-    общее знакомство с системой бухгалтерского учета подразделения;

-     оценка численности и уровня образования учетных работников;

-     оценка степени компьютеризации учета;

-     наличие должностных инструкций с разделением обязанностей;

-     оценка состояния постановки и организации бухгалтерского учета.

6.  Проверка ведения учета нефинансовых активов (основных средств) в части ведения бухгалтерского учета и организации сохранности основных средств:

-  проверка применения плана счетов, утвержденного в учетной политике учреждения;

-  ведение учета согласно инструкции по бюджетному учету;

-  проверка правильности расстановки кодов ОКОФ;

- проверка материалов инвентаризаций основных средств и отражение результатов в бухгалтерском учете;

- проверка первоначальной стоимости основного средства;

- проверка начисления амортизации;

- проверка отражения в учете модернизации, реконструкции, ремонта ОС;

- проверка отражения в учете поступления, внутреннего перемещения и выбытия основных средств;

-  проверка организации сохранности основных средств.

7.  Проверка ведения учета материальных запасов (сырья, материалов) в части ведения бухгалтерского учета и организации их сохранности:

-  проверка применения плана счетов, утвержденного в учетной политике учреждения;

-  ведение учета согласно инструкции по бюджетному учету;

-  проверка материалов инвентаризаций и отражение результатов в бухгалтерском учете;

- проверка правильности отражения фактической стоимости материальных запасов;

- проверка правильности определения стоимости списания материальных запасов;

- проверка ведения аналитического учета материальных запасов;

-проверка соответствия используемых способов оценки материальных запасов при их выбытии способом, предусмотренным учетной политикой;

-     проверка организации сохранности материальных ценностей.

8.  Проверка ведения учета счетов 0 10507 340 «Увеличение стоимости готовой продукции», 0 10507 440 «Уменьшение стоимости готовой продукции»:

- проверка материалов по инвентаризации готовой продукции, товаров и правильности отражения ее в учете;

- проверка порядка учета выпуска готовой продукции, организации аналитического учета;

- проверка соответствия оценки готовой продукции методу, установленному учетной политикой;

-   проверка полноты отражения в учете отгруженной и реализованной продукции;

- проверка правильности ведения складского учета готовой продукции и товаров;

- проверка правильности составления корреспонденции по счетам, соответствия записей аналитического учета записям в Главной книге и формах бухгалтерской отчетности;

-     проверка организации сохранности готовой продукции.

9.  Проверка организации учета счетов 0 10604 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)», 0 10604 440 «Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»:

- проверка обоснованности расходов с точки зрения Налогового кодекса РФ;

-  проверка применяемых методов калькулирования с учетом отраслевых особенностей;

- проверка соответствия записей по счетам аналитического учета с записями в Главной книге и в формах журнала, бухгалтерских отчетах.

10.   Проверка ведения учета денежных средств:

-  проверка применения плана счетов, утвержденного в учетной политике учреждения;

- ревизия наличных денежных средств в кассе подразделения согласно учетной политике;

- проверка наличия актов по инвентаризации денежных средств и денежных документов в кассе, наличия приказа о

назначении кассира, договора с кассиром о полной материальной ответственности;

-  проверка правильности и своевременности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, правильности

ведения кассовой книги;

- проверка правильности оформления документов при депонировании заработной платы, стипендий;

- проверка соблюдения установленного лимита кассы;

- проверка соблюдения расходов наличных средств по кассе согласно кодам экономической классификации;

- проверка соблюдения лимита расчетов наличными средствами;

- проверка полноты оприходования в кассу подразделения выручки ККМ;

-  проверка ведения кассовых операций в соответствии с порядком;

- проверка правильности составления корреспонденции счетов и соответствия записей в кассовой книге записям в

Главной книге и формах бухгалтерской отчетности;

- проверка полноты банковских выписок по лицевому счету (счетам), открытому в органах Федерального

казначейства, и документов к ним;

-проверка соответствия сумм по выпискам банка по лицевому счету (счетам), открытому в органах Федерального

казначейства, суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах;

-  проверка правильности составления корреспонденции счетов и соответствия записей в кассовой книге записям в

Главной книге и формах бухгалтерской отчетности;

- проверка счетов 0 21003 560 – «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными

средствами получателя бюджетных средств», 0 21003 660 – «Уменьшение дебиторской задолженности по

операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

11. Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами:

- проверка наличия актов сверки расчетов;

- проверка полноты и правильности инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами и отражение их результатов в учете;

- проверка оформления первичных документов по приобретению материальных ценностей и получению услуг с целью подтверждения обоснованности возникновения кредиторской или дебиторской задолженности, в том числе и по которым истекли сроки исковой давности;

- проверка исполнения Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» с изменениями и дополнениями;

- проверка своевременности погашения дебиторской задолженности;

- проверка правильного отражения на счетах бухгалтерского учета кредиторской и дебиторской задолженности;

- проверка внутрихозяйственных расчетов.

12. Проверка расчета, сроков уплаты налогов и сборов:

- проверка расчетов по налогам и сборам согласно перечню уплачиваемых подразделением налогов;

- проверка правильности определения налоговой базы;

- проверка правильности определения налоговых ставок;

- проверка правильности применения налоговых вычетов;

- проверка правильности применения льгот;

- проверка правильности начисления, перечисления налоговых платежей;

- проверка правильности составления налоговой отчетности;

- проверка правильности расчетов по ЕНВД, обоснованность применения.

13. Проверка расчетов с персоналом по оплате труда:

- проверка наличия трудовых договоров (контрактов) с работниками, штатного расписания, табелей учета отработанного времени, графиков сменности, нарядов и т.п.;

- проверка правильности осуществления расчетов по оплате труда, проверка соответствия установленного тарифного разряда по оплате труда тарифно-квалификационным требованиям;

- проверка правильности назначения доплат работникам, занятым на работах с вредными условиями труда;

- проверка обоснованности производимых удержаний из заработной платы: НДФЛ, по исполнительным листам, прочих удержаний;

- проверка правомочности предоставления льгот;

- проверка правильности включения в совокупный доход дополнительных выплат (командировочные сверх норм, материальная помощь, материальные выгоды и т.п.);

- проверка наличия архива и соблюдение сроков сдачи в архив лицевых счетов сотрудников;

- проверка правильности начисления пособий по социальному страхованию; 

- проверка правильности ведения учета и соответствие записей по счету записям в Главной книге и формам бухгалтерской отчетности.

14. Проверка расчетов с подотчетными лицами:

- проверка соответствия лиц, получающих деньги под отчет, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем учреждения;

- проверка правильности и своевременности составления авансовых отчетов;

- проверка полноты оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам;

- проверка правильности возмещения командировочных расходов;

- проверка правильности ведения учета командировочных сверх норм, проверка правильности ведения представительских расходов;

- проверка записей в авансовых отчетах, журналах, регистрах бухгалтерского учета;

- проверка правильности ведения учета и соответствие записей по счету записям в Главной книге и формах бухгалтерской отчетности.

15. Проверка правильности и обоснованности ведения учета на забалансовых счетах.

16. Проверка расчетов по возмещению материального ущерба:

- проверка своевременности претензий вследствие нарушения договорных обязательств, за пропажу, порчу, недопоставку материальных ценностей и т.д.;

- проверка обоснованности списания претензионных сумм на финансовый результат;

- проверка расчетов по недостачам, растратам и хищениям, проверка соблюдения сроков и порядка рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат;

- проверка полноты и правильности оформления материалов о претензиях по недостачам, потерям и хищениям;

- проверка правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете сумм задолженности по недостачам и хищениям.

17. Проверка формирования финансового результата:

- проверка правильности, полноты определения и отражения в учете доходов по основной и приносящей доход деятельности в разрезе предметных статей сметы доходов и расходов;

- проверка правильности определения расчета чистой прибыли;

- проверка формирования формы 0503121 «Отчет о финансовых результатах деятельности».

18. Проверка бухгалтерской и статистической отчетности:

- проверка состава, содержания форм бухгалтерской отчетности данным, содержащимся в регистрах бухгалтерского учета;

- проверка правильности оценки статей отчетности;

- проверка на согласованность показателей форм отчетности;

- выражение мнения о достоверности показателей отчетности во всех существенных отношениях;

- проверка статистической отчетности.

График проведения внутренних проверок

финансово-хозяйственной деятельности подразделений, факультетов, служб,

 филиалов, представительств и обособленных подразделений, наделенных правомочиями юридического лица в части ведения отдельного баланса

Для проведения проверок создается комиссия по образовательному учреждению отдельным приказом руководителя. Председатель комиссии назначается из состава постоянно действующей комиссии.