С целью разъяснения порядка выдачи трудовых книжек бюджетным учреждением органы Федерального казначейства опубликовали письмо от 18.05.2005 № 42-2.2-06/63 (далее – Письмо № 42-2.2-06/63), в котором предложили бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу бланков строгой отчетности.
Рассмотрим на примере порядок отражения выдачи трудовой книжки и вкладыша в нее, который предлагается в названном письме.
Пример 1
В университете в январе 2008 года была выдана трудовая книжка новому сотруднику, который ранее нигде не работал и не имел трудовой книжки. Стоимость трудовой книжки 150 руб., в том числе НДС.
В учете операции по выдаче трудовой книжки будут отражены следующим образом:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Выдана трудовая книжка работнику: |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 1 20503 560 | 1 40101 130 | 150 |
- с учетом приказа № 25н | 1 20510 560 | 1 40101 180 | 150 |
Поступили денежные средства от реализации трудовой книжки в кассу учреждения: |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 1 20104 510 | 1 20503 660 | 150 |
- с учетом приказа № 25н | 1 20104 510 | 1 20510 660 | 150 |
Отражены денежные средства на лицевом счете учреждения, полученные от реализации трудовой книжки | 1 30405 226 | 1 20104 610 | 150 |
Перечислены в доход федерального бюджета денежные средства, полученные от реализации трудовой книжки | 1 21002 130(180) | 1 30405 226 | 150 |
Использование в Письме № 42-2.2-06/63 счета 1 40101 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику трудовой книжки и взимание платы за нее являются реализацией трудовой книжки, при которой происходит передача права собственности на нее (ст. 39 НК РФ). Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ передача организацией права собственности на бланк трудовой книжки или вкладыша к ней работнику на возмездной основе, в том числе в случае их приобретения организацией без НДС, признается реализацией товара и, соответственно, подлежит обложению НДС.
Следовательно, при продаже трудовой книжки сумма НДС должна уплачиваться в бюджет за счет средств, полученных от работника организации (п. 1 ст. 168 НК РФ).
Таким образом, если расценивать выдачу трудовой книжки и вкладыша в нее новому сотруднику как их реализацию, то при отражении операций по выдаче следует принимать во внимание письма Федерального казначейства от 13.12.2005 № 42-7.1.-01/2.2-371 и от 30.12.2005 № 42-7.1.-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств. Заметим, что варианты отражения операций по реализации государственного имущества, предложенные письмами № 42-7.1-01/2.2-371 и № 42-7.1-01/2.2-404, отличаются друг от друга.
Рассмотрим проводки, рекомендуемые для отражения операций по реализации имущества, в данном случае трудовых книжек, письмом Федерального казначейства № 42-7.1-01/2.2-371, на примере.
Пример 2
Университет в январе 2008 года по счету (в организации) приобрел трудовые книжки в количестве 100 шт. на сумму 17 700 руб. Цена каждой из них составляет 177 руб. за штуку. В этом же месяце в университет принят новый работник, который ранее нигде не работал и трудовой книжки не имел.
В бюджетном учете будут составлены следующие записи:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением: |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 1 40101 226 |
1 30207 730
| 17 700 |
- с учетом приказа № 25н | 1 40101 226 | 1 30209 730 | 17 700 |
Оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС): |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 1 30207 830 | 1 30405 226 | 17 700 |
- с учетом приказа № 25н | 1 30209 830 | 1 30405 226 | 17 700 |
Оприходованы трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) бюджетного учреждения (100 шт. х 1 руб.) | 03 |
| 100 |
Переданы трудовые книжки на хранение работнику кадровой службы: |
|
|
|
- списаны с кассира как с материально ответственного лица трудовые книжки |
| 03 | 100 |
- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров | 03 |
| 100 |
Начислена задолженность бюджету за реализуемую трудовую книжку | 1 20502 560 | 1 30305 730 | 150 |
Начислена задолженность покупателя трудовой книжки по НДС, подлежащему перечислению в бюджет | 2 20510 560 | 2 40101 180 | 27 |
Поступили денежные средства за трудовую книжку (платежное поручение)* | 1 30305 830 | 1 20502 660 | 150 |
Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя трудовой книжки | 2 20101 510 | 2 20510 660 | 27 |
Перечислена сумма НДС в бюджет | 2 40101 180 | 2 20101 610 | 27 |
Письмо Федерального казначейства № 42-7.1-01/2.2-371 предусматривает денежные средства от реализации имущества сразу отражать на счете органа Федерального казначейства, открытом на балансовом счете 40101. Как правило, денежные средства от реализации трудовой книжки поступают в кассу учреждения, поэтому предлагается отражать операции по поступлению денежных средств следующим образом:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Поступили денежные средства за трудовую книжку в кассу бюджетного учреждения | 1 20104 510 | 1 20502 660 | 150 |
Зачислены денежные средства за трудовую книжку на счет учреждения | 1 20101 510 | 1 20104 610 | 150 |
Перечислены денежные средства за трудовую книжку в бюджет | 1 30305 830 | 2 20101 610 | 150 |
Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя трудовой книжки | 2 20104 510 | 2 20510 660 | 27 |
Перечислена сумма НДС из кассы на счет бюджетного учреждения | 2 20101 510 | 2 20104 610 | 27 |
Перечислена сумма НДС в бюджет | 2 40101 180 | 2 20101 610 | 27 |
Примечание.
Поскольку, согласно приказу № 25н, по коду, отражающему вид деятельности, 3, показывается деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении, а не деятельность за счет целевых средств и безвозмездных поступлений, как это было до внесения изменений в Инструкцию № 25н, в данных операциях указывается код вида деятельности 2 – деятельность, приносящая доход.
Письмо Федерального казначейства № 42-7.1-01/2.2-404 предлагает несколько иной способ отражения реализации имущества. Рассмотрим предлагаемую корреспонденцию счетов на примере.
Пример 3
Условия примера аналогичны условиям примера 2.
В бюджетном учете выдача трудовой книжки работнику будет отражена следующими записями:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 1 40101 226 | 1 30207 730 | 17 700 |
- с учетом приказа № 25н | 1 40101 226 | 1 30209 730 | 17 700 |
Оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС) |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 1 30207 830 | 1 30405 226 | 17 700 |
- с учетом приказа № 25н | 1 30209 830 | 1 30405 226 | 17 700 |
Оприходованы трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) бюджетного учреждения (100 шт. х 1 руб.) | 03
|
| 100 |
Переданы трудовые книжки на хранение работнику кадровой службы: |
|
|
|
- списаны с кассира как с материально ответственного лица трудовые книжки |
| 03 | 100 |
- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров | 03 |
| 100 |
Начислен доход от реализации трудовой книжки |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 2 20503 560 | 2 40101 130 | 177 |
- с учетом приказа № 25н | 2 20510 560 | 2 40101 180 | 177 |
Начислен НДС в бюджет |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 2 40101 130 | 2 30304 730 | 27 |
- с учетом приказа № 25н | 2 40101 180 | 2 30304 730 | 27 |
Произведена оплата трудовой книжки сотрудником |
|
|
|
- согласно рекомендациям письма | 2 20104 510 | 2 20503 660 | 177 |
- с учетом приказа № 25н | 2 20104 510 | 2 20510 660 | 177 |
Одновременно списан бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела (в количестве 1 шт. и в условной оценке 1 руб.) |
| 03 | 1 |
Внесены учреждением наличные денежные средства на банковский счет | 2 20101 510 | 2 20104 610 | 177 |
Перечислена в доход бюджета сумма НДС | 2 30304 830 | 2 20101 610 | 27
|
Обратите внимание: если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 разд. 8 Правил, согласно которому работник, приобретая бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении (в рассматриваемом нами примере – 177 руб.). Кроме того, следует учитывать, что бюджетная организация приобретает трудовые книжки для сотрудников, а не для себя, следовательно, взимание платы – это возмещение сотрудникам затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков трудовой книжки. Выдачу бланка трудовой книжки работнику и вкладыша в нее стоит рассматривать как реализацию, включающую сумму НДС.
