Оплачиваемые каникулы на практике

В нашей статье мы рассмотрим некоторые вопросы, которые связаны с введением нерабочих дней, так называемых оплачиваемых каникул, или президентских каникул. Проверьте правильно ли вы учли все нюансы.

О мерах по реализации Указа Президента Российской Федерации

Указом Президента РФ от 20 октября 2021 года № 595 были объявлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы (оплачиваемые каникулы) в период с 30 октября по 7 ноября 2021 года.

Указ № 595 распространяется любые организации и учреждения.

Высшие должностные лица субъектов РФ с учетом положений Указа № 595, исходя из санитарно-эпидемиологической обстановки и особенностей распространения новой коронавирусной инфекции в субъекте РФ, вправе установить дополнительные нерабочие дни до 30 октября 2021 года и (или) продлить их после 7 ноября 2021 года с сохранением за работниками заработной платы (п. 2 Указа № 595). Например, в Москве такие нерабочие дни начались с 28 октября и закончились 7 ноября (Указ Мэра Москвы от 21.10.2021 № 62-УМ). А в Воронежской, Нижегородской, Новгородской, Самарской и Курской областях а также Пермском крае период нерабочих дней начался с 25 октября.

О продлении режима нерабочих дней заявили власти пяти субъектов РФ:

Новгородская область – до 12 ноября;

Курская область – до 12 ноября;

Смоленская область – до 10 ноября;

Томская область – до 15 ноября;

Челябинская область – до 12 ноября.

Начисление заработной платы в период с 30 октября по 7 ноября

Период с 30 октября по 7 ноября – это нерабочие дни «с сохранением за работниками заработной платы» (п. 1 Указа № 595). Такого понятия в Трудовом кодексе РФ нет. Поэтому возникает вопрос, как эти дни следует оплачивать?

Праздничный день

В соответствии с ч. 1 ст. 112 ТК РФ 4 ноября является нерабочим праздничным днем – Днем народного единства.

Следовательно, четверг 4 ноября 2021 года продолжает оставаться нерабочим праздничным днем, несмотря на включение его в период оплачиваемых каникул. В этот день работник отдыхает без какой-либо оплаты. Если же в этот день работник привлекается к работе, то такая работа должна быть оплачена в повышенном размере в соответствии со статьей 153 ТК РФ.

В отдельных регионах установлены региональные нерабочие праздничные дни.

В Республике Татарстан 6 ноября – День Конституции, а в Республике Северная Осетия – Алания 22 ноября – праздник «Уастырджи (Джеоргуыба)».

6 и 22 ноября в расчет нормы рабочего времени не входят. Норма при пятидневке в Республике Северная Осетия – Алания будет составлять 19 дней, при шестидневке – 24 дня. В Республике Татарстан норма рабочего времени не будет отличатся от федеральной, потому что 6 ноября выпадает на выходной день, и составит при пятидневке 20 дней, при шестидневке – 25 дней.

В Табеле (ф. 0504421) эти дни отмечают кодом «В». Если сотрудник в эти дни работает, – кодом «РП».

Выходные дни

Если работник трудится по пятидневной рабочей неделе с двумя выходными (суббота и воскресенье), то для него 30 и 31 октября, а также 6 и 7 ноября являются выходными днями в соответствии с производственным календарем на 2021 год. Кроме того, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648 в 2021 году выходной день с субботы 2 января перенесен на пятницу 5 ноября.

Таким образом, указанные работники освобождены от работы 30, 31 октября, 5, 6, 7 ноября, при этом работодатель не обязан эти дни оплачивать. Для них эти дни являются выходными, и в случае привлечения их к работе в эти дни оплата должна осуществляться в соответствии со статьей 153 ТК РФ в двойном размере.

Нерабочие дни

По нашему мнению, выплачивать заработную плату в те дни, когда работник отдыхает, нужно только в том случае, если по графику работы сотрудника эти дни являются рабочими.

Следовательно, если работник, которому установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, в период с 30 октября по 7 ноября не работает, то работодатель должен оплатить ему в соответствии с Указом № 595 только 1, 2 и 3 ноября.

Поэтому если 1, 2 или 3 ноября работники привлекаются к работе, то оплата должна производиться в обычном (одинарном) размере, а не в повышенном. Получается, что вне зависимости от того, работает в эти дни сотрудник или нет, он получает свою заработную плату в полном размере – не больше, но и не меньше.

Если же у работника сменная работа или график сутки/трое, то работодатель должен оплачивать в соответствии с Указом № 595 только те нерабочие дни, которые совпадают с рабочими днями по графику.

Пример 1

Два работника трудятся через день по 11 часов в соответствии с графиком сменности.

У первого работника смены приходятся на 30 октября, 1, 3, 5 и 7 ноября. При этом вне зависимости от того, привлекался работник к работе в эти дни или нет, работодатель должен оплатить указанные дни в одинарном размере.

У второго работника смены приходятся на 31 октября, 2, 4 и 6 октября. Вне зависимости от того, привлекался работник к работе 31 октября, 2 и 6 октября, работодатель должен выплатить ему зарплату в одинарном размере. За работу 4 ноября работник должен получить оплату в двойном размере. Если же 4 ноября работник будет отдыхать, то оплата за этот день ему не полагается.

Приказ об оплачиваемых каникулах

Для того чтобы отправить работников на оплачиваемые каникулы, работодателю следует выпустить приказ. В нем следует определить тех работников, которые продолжат трудится, в том числе удаленно, а также тех работников, которые уходят на каникулы.

Норма рабочего времени

Поскольку в период нерабочих дней работникам сохраняется заработная плата, норма рабочего времени не уменьшается. Нерабочие дни, установленные Указом № 595, относятся к отработанному времени как у тех работников, кто выходил на работу в этот период, так и у тех, кто был в режиме нерабочих дней с сохранением заработной платы.

Табель учета рабочего времени

Наличие в календарном месяце (октябре и ноябре 2021 года) нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работника. При этом оплачиваемые каникулы не являются ни выходными, ни праздничными днями.

Поэтому мы считаем, что тем работникам, которые отправлены на каникулы следует в Табеле проставить рабочие дни (буквенный код «Я») с указанием количества рабочих часов, которые они должны отработать в соответствии со своим графиком работы. Такой подход избавит работодателя от необходимости вносить изменения в настройки бухгалтерской программы и упростит расчет сумм выплат за период каникул. При этом информацию о том, работал ли сотруднику в период с 30 октября по 7 ноября, можно будет посмотреть в приказе руководителя, о котором мы писали выше.

Есть и другой вариант действий. Работодатели самостоятельно могут установить новый буквенный код для отражения в табеле учета рабочего времени в указанный период на основании локального нормативного акта. Например, буквенный код «ОНД» – оплачиваемые нерабочие дни или «НД» – нерабочие дни. Его следует проставлять в отношении тех сотрудников, которые не привлекались к работе в период оплачиваемых каникул.

Сотрудники, которым установлен суммированный учет, рабочее время в Табеле учета рабочего времени следует проставить в соответствии с тем графиком, который был утвержден на период оплачиваемых каникул.

Пример 2

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом год. Он работает по 12 часов через день. Смены работника приходятся на нечетные числа ноября – 2, 4, 6 и т. д. Всего – 15 смен. Часовая ставка работника составляет 300 руб.

По графику работы сотрудник должен в ноябре отработать 180 ч (12 ч х 15 смен). При этом три смены (36 часов) приходятся на 2, 4, 6 ноября, когда работник был освобожден от работы на основании Указа № 595. При этом 4 ноября является нерабочим праздничным днем, который не подлежит оплате в случае, когда работник отдыхает. Следовательно, за ноябрь работнику следует начислить 50 400 руб. ((180 ч - 12 ч) х 300 руб.).

Состав выплат за нерабочие дни

Надбавки и доплаты, которые установлены работникам и рассчитываются исходя из оклада, должны начисляться в том числе и за период с 30 октября по 7 ноября. То есть начисление этих надбавок и доплат осуществляется в обычном порядке в соответствии с трудовым договором работника и Табелем учета рабочего времени.

Премии производственного характера работодатель будет начислять в соответствии со своими локальными нормативными актами. В частности, если размер премии установлен исходя из оклада, то за октябрь и ноябрь работники должны получить премию в полном размере, несмотря на оплачиваемые каникулы.

В тех регионах, где установлены северные выплаты, необходимо начислять районный коэффициент и процентную надбавку в том числе и на оплату нерабочих дней. То есть районный коэффициент и процентную надбавку следует начислять на всю сумму выплаты за март и за апрель.

Пример 3

Работнику установлен 8-часовой рабочий день, 5-дневная рабочая неделя. Месячный оклад работника составляет 50 000 руб. Ему установлена надбавка за выслугу лет в размере 10% оклада и ежемесячная премия в размере 20% оклада.

В ноябре работник отработал период с 8 по 30 ноября, а 1, 2 и 3 у него были нерабочие оплачиваемые дни. За ноябрь работнику было начислено 75 000 руб., в том числе:

• оклад – 50 000 руб.,

• надбавка за выслугу лет – 5000 руб.;

• ежемесячная премия – 10 000 руб.

В том регионе, где работает сотрудник, установлен районный коэффициент в размере 1,2. Работнику установлена процентная надбавка в размере 40%.

Следовательно, дополнительно работнику были начислены:

• районный коэффициент – 15 000 руб. (75 000 руб. х 0,2);

• процентная надбавка – 30 000 руб. (75 000 руб. х 0,4).

Таким образом, общая сумма начислений за ноябрь составила 110 000 руб. При этом наличие нерабочих дней никак не сказалось на заработной плате работника.

При этом возникает вопрос, нужно ли оплачивать в повышенном размере те часы, которые приходятся на ночное время? По нашему мнению, нет, поскольку фактически работник в ночное время не трудился. Поэтому в Табеле учета рабочего времени ночное время, которое приходится на период с 30 октября по 7 ноября, не отработанное сотрудником, указывать не нужно.

Прочие выплаты сотрудникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени, начисляются в обычном порядке.

Работникам, у которых сдельная оплата труда, работодатель должен выплатить за нерабочие дни соответствующее вознаграждение. Размер такого вознаграждения работодатель определяет самостоятельно и закрепляет в своих локальных нормативных актах.

Налогообложение сумм оплаты нерабочих дней.

Сумма расходов на оплату нерабочих дней с 30 по 7 ноября включается в состав расходов на оплату труда. Следовательно, эту сумму можно учесть при расчете налога на прибыль на основании п. 25 ст. 255 НК РФ.

На сумму выплаты за нерабочие дни следует начислить страховые взносы, а при выдаче работникам – удержать НДФЛ.

Освобождение от работы в период нерабочих дней

Если оплачиваемые каникулы приходятся на период временной нетрудоспособности работника, то дополнительно этот период оплачивать не нужно. За этот период с Табеле учета рабочего времени проставляется буквенный код «Б» и выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Если работник находится в отпуске, как оплачиваемом, так и неоплачиваемом, то нерабочие дни 30, 31 октября, 1, 2, 3, 5, 6, 7 ноября не увеличивают продолжительность отпуска. Поскольку 4 ноября является нерабочим праздничным днем, то в дни отпуска этот день не включается и оплате не подлежит.

Следовательно, тем работодателям, которые уже успели отправить в неоплачиваемый отпуск своих работников, не придется дополнительно оплачивать указанные нерабочие дни.

Пример 4

Работник написал заявление с просьбой предоставить ему отпуск без оплаты на период с 30 октября по 7 ноября. В этом случае за указанный период никаких дополнительных выплат ему не полагается.

Не нужно пересчитывать отпускные и в случае, когда работник уже находится в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Пример 5

Оплачиваемый отпуск работника приходится на период с 11 октября по 7 ноября. 3 октября ему рассчитали и выплатили отпускные. В связи с подписанием Указа № 595 для такого работника ничего не изменится. Он должен приступить к работе 8 ноября, и никакой дополнительной выплаты ему не полагается.

Перенос сроков в период оплачиваемых каникул

Выплата аванса и зарплаты за октябрь

Заработная плата выплачивается работникам не реже двух раз в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовом договоре. Каждый работодатель должен установить срок выплаты зарплаты:

• за первую половину месяца – в период с 16 по 30 число текущего месяца;

• за вторую половину месяца – в период с 1 по 15 число следующего месяца.

При этом промежуток между выплатами должен составлять 15 дней (или 16 дней с учетом тех месяцев, в которых 31 день) (письма Минтруда России от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663, от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293).

Заработная плата может выплачиваться раньше установленного срока в случае, если этот срок приходится на выходной или праздничный день. Выплата в этом случае осуществляется накануне в ближайший рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Следовательно, если срок выплаты аванса за октябрь приходился на 30 или 31 октября, то выплатить его следовало не позднее 29 октября.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности выплачивать зарплату позже установленного срока. Что делать в этом случае тем организациям, которые в полном составе уходят на оплачиваемые каникулы и не будут работать в период с 30 октября по 7 ноября, если срок выплаты заработной платы приходится на период с 1 по 7 ноября?

По нашему мнению, если сроки выплаты зарплаты за вторую половину месяца у некоторых работодателей приходятся на период оплачиваемых каникул, то они могут поступить следующим образом:

• либо выплатить зарплату раньше установленного срока, то есть не позднее 29 октября;

• либо установить новые сроки выплаты зарплаты.

Работодатель вправе изменить срок выплаты заработной платы, например начиная выплаты заработной платы за октябрь. Если раньше она выплачивалась 1 числа следующего месяца, то начиная с октября заработная плата за вторую половину будет выплачиваться, например, 8 числа следующего месяца. В этом случае работодателю не придется торопиться с выплатами.

Для изменения срока выплаты заработной платы работодателю необходимо внести соответствующие изменения в свои локальные нормативные акты.

При использовании этого варианта работодателю нужно иметь в виду, что период оплачиваемых каникул может быть продлен.

Выплата отпускных

Оплата отпуска должна производиться не позднее чем за 3 календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157). При совпадении для выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Те организации, которые продолжают свою работу в период оплачиваемых каникул, могут выплачивать отпускные в обычном режиме. В частности, отпускные следует выплатить, если начало отпуска приходится на:

• 30, 31 октября, 1 ноября – не позднее 26 октября;

• 2 ноября – не позднее 27 октября;

• 3 ноября – не позднее 28 октября;

• 5 ноября – не позднее 29 октября;

• 6, 7 и 8 ноября – не позднее 1 ноября;

• 9 ноября – не позднее 2 ноября;

• 10 ноября – не позднее 3 ноября;

• 11 ноября – не позднее 5 ноября

При этом Трудовым кодексом РФ не предусмотрена возможность выплачивать отпускные позже установленного срока. Поэтому те работодатели, которые в полном составе уходят на оплачиваемые каникулы, должны выплатить отпускные своим работникам не позднее 29 октября, если начало отпуска приходится на период с 6 по 11 ноября.

Уплата налогов и сдача налоговой отчетности

Все сроки, которые есть в Налоговом кодексе РФ, продлеваются на период нерабочих дней. Значит, если заплатить налоги или подать отчетность требуется в период с 30 октября по 7 ноября включительно, сделать это нужно было не позднее 8 ноября.

Обратите внимание! Эти правила не распространятся на те дни, которые регионы сами объявят нерабочими. В таком случае переноса сроков нет.

Подать СЗВ-ТД на принятого на работу или уволенного сотрудника нужно на следующий рабочий день после оформления соответствующего приказа. Таким образом, если руководитель подписал приказ о приеме на работу или об увольнении работника 29 октября или по каким-то причинам в нерабочие дни, сдать форму СЗВ-ТД следовало не позднее 8 ноября. Это справедливо для ситуации, когда регион не увеличил число нерабочих дней. Если же в субъекте РФ объявили дополнительные нерабочие дни, то сдать СЗВ-ТД нужно будет в первый рабочий день после их окончания.

Средний заработок при наличии нерабочих дней. Расчетный период

Нерабочие дни в период с 30 октября по 7 ноября не относятся ни к рабочим, ни к выходным, ни к нерабочим праздничным дням, за исключением 4 ноября, который является праздничным днем. Это особая категория дней, когда часть граждан продолжает работать в обычном режиме, другая часть – переводится на дистанционную работу, третья часть – не работает совсем. При этом все граждане получают свою обычную заработную плату вне зависимости от того, работают они или нет.

В отношении работников первой и второй группы рабочие дни, приходящиеся на период с 30 октября по 3 ноября и с 5 по 7 ноября 2021 года, должны включаться в расчетный период как обычные рабочие дни. При этом не имеет значения, для каких целей определяется средний заработок – для оплаты рабочих дней, отпуска, компенсаций за неиспользованный отпуск или расчета социальных пособий.

К третьей группе относятся работники, которые не осуществляют своей трудовой деятельности. Время, которое приходится на период объявленных Президентом РФ нерабочих дней, не включается в расчетный период при расчете среднего заработка. Суммы, фактически начисленные за этот период, при исчислении среднего заработка не учитываются (письмо Минтруда России от 18.05.2020 № 14-1/В-585). Речь идет о случаях расчета среднего заработка в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Свой подход чиновники объяснили следующим образом. В соответствии с пп. «е» п. 5 Положения № 922 из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если работник, в частности, освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Следовательно, для третьей группы организаций «президентские» нерабочие дни относятся к исключаемым периодам. В расчетный период они не включаются ни при оплате рабочих дней, ни при оплате отпуска и выплате компенсации за неиспользованный отпуск.

Сумма заработной платы, начисленная за дни отдыха в период с 30 октября по 7 ноября, не учитываются при расчете среднего заработка.

Пример 6

Работник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 6 декабря 2021 года. Расчетный период – с 1 декабря 2020 года по 30 ноября 2021 года – работник отработал полностью за исключением нерабочих дней 1, 2 и 3 ноября, за которые ему была начислена заработная плата в размере, установленном трудовым договором.

Следовательно, в расчетном периоде было отработано 11 месяцев, ноябрь отработан не полностью (27 к. дн.). На отработанный период в ноябре приходится 27,98 к. дн. (29,3 к. дн. : 30 к. дн. х 27 к. дн.). Оклад работника составляет 100 000 руб. в месяц. Сумма выплат, начисленная за расчетный период, составила 1 200 000 руб., в том числе ноябрь – 100 000 руб., из которых 15 000 руб. (100 000 руб. : 20 р. дн. х 3 р. дн.) начислены за нерабочие дни 1, 2 и 3 ноября.

Рассчитаем средний дневной заработок:

(1 200 000 руб. - 100 000 руб. : 20 р. дн. х 3 р. дн.) : (11 мес. х 29,3 к. дн. + 27,98 к. дн.) = 1 185 000 руб. : 350,28 к. дн. = 3 383 руб.